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TAGLIA I COSTI E ACCRESCI LA PRODUTTIVITÀ CON I SISTEMI DI VIDEOCOMUNICAZIONE PROFESSIONALI

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Giornata di pianificazione del programma del mese: voce “viaggio a Torino prossima settimana – riunione”. La riunione tanto attesa. D’istinto pensi subito al treno che, di primo acchito, presenta numerosi vantaggi: auto lasciata in un parcheggio tranquillo, possibilità di prenotare con anticipo il posto più comodo, magari proprio quel meraviglioso posticino singolo vicino al finestrino, con le prese a portata di laptop, così nessuno ti disturba mentre ti rileggi l’ordine del giorno e ti prepari allo speech. Annuisci e vai sul sito di Trenitalia per prenotare: > Da: Modena > A: Torino > 1 adulto > Cerca.

I risultati però sono tutt’altro che incoraggianti: 1 o persino 2 cambi, 4 ore considerando la coincidenza ed escludendo eventuali ritardi, prezzo 66 euro. Scoraggiato dai tempi del treno, pensi che forse sia più conveniente andare in auto. Così fai due conti: 50 euro di pedaggio, un altro centinaio per la benzina, ma se c’è traffico si rischia di non arrivare in tempo per la riunione delle 11, e se non si trova parcheggio è un disastro. Già, il parcheggio, bisogna considerare anche quello perché poi è necessario lasciare l’auto in un luogo di interscambio e prendere i mezzi, con ulteriori perdite di tempo e soldi.

È qui che cominci a pensare davvero a quelle 7 ore di viaggio tra andata e ritorno, in pratica una giornata di lavoro buttata via, in auto o treno, per 1 ora e mezza di riunione. E i tuoi colleghi stanno già parlando (orrore!) di un prossimo incontro con dei clienti di Napoli. A questo punto ti chiedi già quanto sono progredite scienza e tecnica e se ormai si è vicini all’invenzione del teletrasporto: quanto tempo risparmieremmo al giorno e soprattutto quanti biglietti di aerei e treni potremmo non comprare, quanti costi di benzina e pedaggi potremmo evitare? Sarebbe tutto di guadagnato, vero?

Ora però smettila di fantasticare e troviamo un’alternativa reale. Non abbiamo ancora il teletrasporto ma la “telepresenza” sì, per fortuna, e ti garantisco, è un’ottima soluzione. Quello che ti serve è un personal computer e un sistema di 

videoconferenza professionale: dico e specifico professionale perché affidarsi a client gratuiti, anche solo per i primi tempi, potrebbe non risolvere il problema della comunicazione a distanza. Infatti, le applicazioni nella loro versione gratuita, citiamo ad esempio Skype che tutti conosciamo:

– non assicurano una connessione audio/video impeccabile

– non supportano il protocollo di comunicazione standard H.323/SIP quindi non possono mettersi in comunicazione con i sistemi professionali delle altre aziende 

–  se l’altra azienda non ha un account si deve necessariamente installare l’applicazione e registrarsi

– non garantiscono la massima sicurezza per quanto riguarda la privacy delle chiamate

Chiaramente queste versioni non sono adatte a professionisti e ad aziende già di medie dimensioni, da cui ci si aspetta un sistema affidabile e sicuro, coerente con l’immagine che si vuole dare di sé.

Se sei indeciso e non sai se ne varrà la pena, se pensi che ne faresti un uso marginale, se credi che la spesa, soprattutto per le imprese più piccole o per consulenti e professionisti indipendenti, possa essere considerevole, chiediti: “Quanto vale il mio tempo?”

Quanto valgono quelle ore di trasferta in treno, quasi o del tutto improduttive? Quanto valgono quelle ore in auto fermo nel traffico, dopo una lunga giornata, quando non vedi l’ora di tornare a casa? Più chilometri fai e più rimpiangi di non essere rimasto nel tuo ufficio dietro la scrivania a finire il tuo lavoro, o a non aver scelto di implementare la soluzione per incontrare più clienti nel giro di poche ore senza dover per forza attraversare l’Italia.

Facciamo un esempio pratico: il costo di una trasferta giornaliera Modena – Torino tra treno, altri eventuali mezzi come taxi o autobus per raggiungere il luogo della riunione, pausa pranzo e pausa caffè si aggira attorno ai 100 euro e parliamo di una sola giornata fuori porta. Se ci aggiungiamo il costo delle ore di lavoro improduttive dovute ai vari spostamenti, la somma spesa diventa consistente, e rientrano di fatto nella perdita anche gli altri clienti che non abbiamo la possibilità di incontrare nella stessa giornata.

Oltre ad essere lunghe, noiose e costose, le trasferte esauriscono le tue energie, aumentano il livello di stress e tutto questo non può che avere un effetto controproducente sul tuo lavoro e di conseguenza sui tuoi profitti.

Gli incontri di persona sicuramente creano un legame più personale e diretto, ma a meno che tu non abbia soldi e tempo in abbondanza, quando il giro si allarga e non si tratta più di incontri d’affari occasionali, la tua unica alternativa è munirti di tutta l’apparecchiatura necessaria per la videocomunicazione. 

Prendi la calcolatrice e fai due calcoli veloci: un sistema di videoconferenza professionale di alta qualità si aggira sui 4/5mila euro, il costo di una trasferta varia in base alla distanza percorsa, ma se il tuo lavoro richiede spesso spostamenti, nel giro di due, massimo tre settimane lavorative hai già ricoperto l’intero costo. 

Ora, immagina di sederti alla tua scrivania, accendere il computer e aumentare il numero dei tuoi clienti, aggiungerti alla riunione per essere aggiornato sulle ultime decisioni, anche nel corso della stessa giornata. Poi, una volta concluse le ore di lavoro, immagina di spegnere il computer e tornare a casa con nuovi contatti a chilometri zero. Hai visualizzato? E hai realizzato quanto sarebbe più semplice? Immagino che quel che hai visto ti sia piaciuto. Non ti resta che cliccare su questo link per concretizzare questo scenario.

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